Liên quan tài liệu, thông tin và dữ liệu ( 3.8/ISO 9000:2015).

Nhằm làm rõ thuật ngữ liên quan tài liệu, thông tin, dữ liêu trong các hệ thống quản lý chất lượng, Chúng ta hãy nghiên cứu thuật ngữ liên quan tài liệu sau:

3.8.1 Dữ liệu.

Dữ kiện về một đối tượng (3.6.1).

3.8.2 Thông tin.

Dữ liệu (3.8.1) có ý nghĩa.

thuật ngữ liên quan tài liệu theo iso 9000:2015

3.8.3 Bằng chứng khách quan.

Dữ liệu (3.8.1) chứng minh sự tồn tại hay sự thật của một điều nào đó.

CHÚ THÍCH 1: Bằng chứng khách quan có thể thu được thông qua quan sát, đo lường (3.11.4), thử nghiệm (3.11.8) hoặc cách thức khác.

CHÚ THÍCH 2: Với mục đích đánh giá (3.13.1) bằng chứng khách quan thường bao gồm hồ sơ (3.8.10), tuyên bố về sự kiện hoặc thông tin (3.8.2) khác liên quan đến chuẩn mực đánh giá (3.13.7) và có thể kiểm tra xác nhận.

3.8.4 Hệ thống thông tin.

<QMS> mạng lưới kênh trao đổi thông tin được sử dụng trong tổ chức (3.2.1)

3.8.5 Tài liệu.

Thông tin (3.8.2) và phương tiện chứa đựng thông tin.

VÍ DỤ: Hồ sơ (3.8.10), quy định (3.8.7), tài liệu về quy trình, bản vẽ, báo cáo, tiêu chuẩn.

CHÚ THÍCH 1: Phương tiện có thể là giấy, đĩa từ, đĩa điện tử, đĩa quang, ảnh, mẫu gốc hoặc tổ hợp các dạng trên.

CHÚ THÍCH 2: Tập hợp các tài liệu, ví dụ quy định và hồ sơ, thường được gọi là “hệ thống tài liệu”.

CHÚ THÍCH 3: Một số yêu cầu (3.6.4) (ví dụ như có thể đọc được) liên quan đến tất cả các loại tài liệu. Tuy nhiên, có thể có các yêu cầu khác nhau đối với quy định (ví dụ yêu cầu đối với kiểm soát việc sửa đổi) và đối với hồ sơ (ví dụ yêu cầu có thể khôi phục lại).

3.8.6 Thông tin dạng văn bản.

Thông tin (3.8.2) cần được tổ chức (3.2.1) kiểm soát và duy trì và phương tiện chứa đựng thông tin.

CHÚ THÍCH 1: Thông tin dạng văn bản có thể ở định dạng và phương tiện bất kỳ và từ nguồn bất kỳ.

CHÚ THÍCH 2: Thông tin dạng văn bản có thể đề cập tới:

  • hệ thống quản lý (3.5.3), gồm cả các quá trình (3.4.1) liên quan;
  • thông tin được tạo ra cho việc vận hành của tổ chức (hệ thống tài liệu);
  • bằng chứng của các kết quả đạt được (hồ sơ (3.8.10))

CHÚ THÍCH 3: Thuật ngữ này là một trong những thuật ngữ chung và định nghĩa cốt lõi đối với các tiêu chuẩn hệ thống quản lý của ISO được nêu trong Phụ lục SL của Tài liệu bổ sung hợp nhất, Phần 1, Chỉ thị của ISO/IEC.

3.8.7 Quy định.

Tài liệu (3.8.5) nêu các yêu cầu (3.6.4).

VÍ DỤ: Sổ tay chất lượng (3.8.8), kế hoạch chất lượng (3.8.9), bản vẽ kỹ thuật, tài liệu về quy trình, hướng dẫn công việc.

CHÚ THÍCH 1: Một quy định có thể liên quan đến các hoạt động (ví dụ tài liệu về quy trình, quy định về quá trình (3.4.1) và quy định về thử nghiệm (3.11.8)) hay sản phẩm (3.7.6) (ví dụ quy định về sản phẩm, quy định về kết quả thực hiện (3.7.8) và bản vẽ).

CHÚ THÍCH 2: Thông qua việc nêu các yêu cầu, quy định có thể nêu bổ sung kết quả đạt được thông qua thiết kế và phát triển (3.4.8) và do đó trong một số trường hợp có thể được sử dụng làm hồ sơ (3.8.10).

3.8.8 Sổ tay chất lượng.

Quy định (3.8.7) về hệ thống quản lý chất lượng (3.5.4) của tổ chức (3.2.1).

CHÚ THÍCH 1: Sổ tay chất lượng có thể khác nhau về chi tiết và định dạng để phù hợp với quy mô và mức độ phức tạp của tổ chức (3.2.1) riêng biệt.

thuật ngữ liên quan tài liệu theo iso 9000:2015

3.8.9 Kế hoạch chất lượng.

Quy định (3.8.7) về quy trình/thủ tục (3.4.5) và nguồn lực liên quan được áp dụng khi nào và bởi ai cho một đối tượng (3.6.1) cụ thể.

CHÚ THÍCH 1: Những thủ tục này thường bao gồm những thủ tục liên quan đến các quá trình (3.4.1) quản lý chất lượng (3.3.4) và các quá trình tạo sản phẩm (3.7.6), dịch vụ (3.7.7).

CHÚ THÍCH 2: Một kế hoạch chất lượng thường viện dẫn đến các phần của sổ tay chất lượng (3.8.8) hoặc đến tài liệu (3.8.5) về quy trình.

CHÚ THÍCH 3: Kế hoạch chất lượng thường là một trong các kết quả của hoạch định chất lượng (3.3.5).

3.8.10 Hồ sơ.

Tài liệu (3.8.5) nêu kết quả đạt được hoặc cung cấp bằng chứng về các hoạt động được thực hiện.

CHÚ THÍCH 1: Hồ sơ có thể được sử dụng để, ví dụ như thực hiện chính thức việc truy xuất nguồn gốc (3.6.13) và cung cấp bằng chứng về việc kiểm tra xác nhận (3.8.12), hành động phòng ngừa (3.12.1) và hành động khắc phục (3.12.2).

CHÚ THÍCH 2: Hồ sơ thường không cần chịu kiểm soát sửa đổi.

thuật ngữ liên quan tài liệu theo iso 9000:2015

3.8.11 Kế hoạch quản lý dự án.

Tài liệu (3.8.5) quy định những gì là cần thiết để đáp ứng (các) mục tiêu (3.7.1) của dự án (3.4.2).

CHÚ THÍCH 1: Kế hoạch quản lý dự án cần bao gồm hoặc viện dẫn đến kế hoạch chất lượng (3.8.9) của dự án.

CHÚ THÍCH 2: Kế hoạch quản lý dự án cũng như các kế hoạch khác bao gồm hoặc viện dẫn đến những nội dung liên quan đến cơ cấu tổ chức, nguồn lực, lịch trình, ngân sách, quản lý (3.3.3) rủi ro (3.7.9), quản lý môi trường, quản lý an toàn và sức khỏe, quản lý an ninh, khi thích hợp.

3.8.12 Kiểm tra xác nhận.

Việc xác nhận, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan (3.8.3), rằng các yêu cầu (3.6.4) xác định được thực hiện.

CHÚ THÍCH 1: Bằng chứng khách quan cần thiết cho việc kiểm tra xác nhận có thể là kết quả của kiểm tra (3.11.7) hoặc hình thức xác định (3.11.1) khác như thực hiện các tính toán thay thế hoặc xem xét tài liệu (3.8.5).

CHÚ THÍCH 2: Các hoạt động được thực hiện để kiểm tra xác nhận đôi khi được gọi là quá trình (3.4.1) xác định năng lực.

CHÚ THÍCH 3: Từ “được kiểm tra xác nhận” được dùng để ấn định tình trạng tương ứng.

3.8.13 Xác nhận giá trị sử dụng.

Việc xác nhận, thông qua việc cung cấp bằng chứng khách quan (3.8.3), rằng các yêu cầu (3.6.4) đối với việc sử dụng hoặc ứng dụng cụ thể đã định được đáp ứng.

CHÚ THÍCH 1: Bằng chứng khách quan cần thiết cho việc xác nhận giá trị sử dụng là kết quả của thử nghiệm (3.11.8) hoặc hình thức xác định (3.11.1) khác như thực hiện các tính toán thay thế hoặc xem xét tài liệu (3.8.5).

CHÚ THÍCH 2: Từ “được xác nhận giá trị sử dụng” được dùng để chỉ rõ tình trạng tương ứng.

CHÚ THÍCH 3: Các điều kiện sử dụng cho việc xác nhận giá trị sử dụng có thể là thực hoặc mô phỏng.

3.8.14 Mô tả trạng thái cấu hình.

Việc ghi chép và báo cáo chính thức thông tin về cấu hình sản phẩm (3.6.8), tình trạng các thay đổi được đề xuất và tình trạng việc thực hiện những thay đổi đã được phê duyệt.

thuật ngữ liên quan tài liệu theo iso 9000:2015

3.8.15 Trường hợp cụ thể.

< QP> Đối tượng của kế hoạch chất lượng (3.8.9)

CHÚ THÍCH 1: Thuật ngữ này được sử dụng để tránh lặp lại các từ “quá trình (3.4.1), sản phẩm (3.7.6), dự án (3.4.2) hoặc hợp đồng (3.4.7)”.

Khi áp dụng hệ thống quản lý trong doanh nghiệp, việc thiết lập các tài liệu, bao gồm, quy trình, sổ tay, quy định, tiêu chuẩn, hướng dẫn công việc cho mục đích cụ thể và cách thống nhất chung là vấn đề cần quan tâm. do đó chúng tôi liệt kê thuật ngữ liên quan đến tài liệu nhằm làm rõ và có hướng để các doanh nghiệp thiết lập tài liệu phù hợp đem lại hiệu quả.

Sau đây là các thuật ngữ liên quan đến tài liệu có mối tương tác và hỗ trợ nhau trong hệ thống quản lý được biểu diễn dưới dạng lưu đồ.

THUẬT NGỮ LIÊN QUAN TÀI LIỆU ĐƯỢC BIỂU DIỄN DƯỚI DẠNG SƠ ĐỒ

Leave a Comment