Phần 02-Thông tin bằng văn bản

Phần 02-Thông tin bằng văn bản tiếp nối phần một! Xin nói thêm chủ đề này nhằm hỗ trợ cho việc thiết lập giải pháp phù hợp đáp ứng yêu cầu điều khoản 7.5, tức điều khoản 7 của các tiêu chuẩn ISO hiện nay. !


Phần hai-Thông tin bằng văn bản là gì?

Tiêu chuẩn ISO 9000:2015, Tức tiêu chuẩn về thuật ngữ và định nghĩa, đã bổ sung thêm thuật thuật ngữ mới nhằm thay thế cho thuật ngữ procedure và record trước đây, đó là thuật ngữ “thông tin dạng văn bản hay thông tin bằng văn bản”.

Nói đến đây tôi liên tưởng đến thuật ngữ công nghệ thông tin IT (information tecnology) đã dùng trước đây và thuật ngữ thông tin dạng văn bản DI (Documented Information) mới của ISO. Vậy DI và IT có giống và khác nhau như thế nào thì mọi người sẽ tự hiểu nếu đọc tiếp các thông tin dưới đây.

Thông tin dạng văn bản là thông tin “có ý nghĩa” được truyền tải và lưu giữ trong Tổ chức nhằm đảm bảo mọi hoạt động đạt được đầu ra như dự kiến (Thông tin không có ý nghĩa thì vứt nó vào sọt rắc nhé, nó sẽ làm nhiễu thông tin khi thực hiện hoạt động, quá trình nào đó đấy ạ và cuối cùng sẽ hổng đạt được kết quả như dự kiến mô). Thông tin dạng văn bản cũng không phải thông tin được truyền tải qua cửa miệng, động thái,… Ví dụ: Cửa miệng, động thái có nghĩa là nói là hiểu, nhìn là biết gồi, thái độ vậy là đủ biết, nghe bảo là vậy,….mà thông tin dạng văn bản là truy xuất được, có nghĩa là phải có chứng cứ hẳn hoi, Cha ông ta cũng có câu “Nói có sách méc thì có chứng” đó mà!

Thông tin dạng văn bản cũng được xác định rằng, nó bao gồm các quy trình, các hướng dẫn, các tiêu chuẩn, các biểu mẫu, sổ tay, chính sách, quy chế, nghị quyết, nội quy,… và thông tin về kết quả thực hiện. Nói tóm lại, dù thay đổi thuật ngữ này nhưng vẫn chấp nhận cho các tổ chức áp dụng ISO duy trì thuật ngữ tài liệu, hồ sơ như các tiêu chuẩn ISO trước đây (Nếu thấy rối thì cứ dùng tài liệu, quy trình, hồ sơ gì gì… đó đi nhé).

Vậy ý đồ về sự “tiến hóa” nào từ những người thiết lập phiên bản mới mà các tiêu chuẩn ISO sau này lại dùng thuật ngữ này? Chắc chắn rất ít hoặc rất khó tìm tài liệu diễn giải câu hỏi trên!

Nội dung chia sẻ của “Phần 02-thông tin bằng văn bản” chắc đã rõ dần, nhằm phát sinh “sáng tạo” cho việc đáp ứng yêu cầu điều khoản 7.1 của ISO rồi đấy!


Xem thêm video thông tin dạng văn bản phần 01 được trình bày theo hình thức khác

Xem thêm video thông tin dạng văn bản phần 02 được trình bày theo hình thức khác

Xem thêm các nội dung các chủ đề điều khoản 7 của cấu trúc ISO tại đây!

Địa chỉ mạng xã hội: facebook tại đây hoặc tại đây! Youtube tại đây!

adminiso

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!