Phần 03-Thông tin bằng văn bản

Phần 03-Thông tin bằng văn bản tiếp nối phần hai! Xin nói thêm chủ đề này nhằm hỗ trợ cho việc thiết lập giải pháp phù hợp đáp ứng yêu cầu điều khoản 7.5, tức điều khoản 7 của các tiêu chuẩn ISO hiện nay. !

Anh/Chị lưu ý: Có thể dùng thuật ngữ tương đương “thông tin dạng văn bản=thông tin bằng văn bản=thông tin được lập thành văn bản”


Phần 03-Thông tin bằng văn bản theo, thuật ngữ mới!

Vậy các tiêu chuẩn sau này đã dùng thuật ngữ “thông tin dạng văn bản” với:
– Thông tin dạng văn bản nói đến là:
+ Thông tin có ý nghĩa
+ Các phương tiên chứa đựng thông tin
===> Tất cả thông tin được lưu trữ, hình thành trên các phương tiên nào đó thì gọi là thông tin dạng văn bản.
Ví dụ:
1- Chữ viết, hình ảnh chứa trên tờ giấy
2-Chữ viết , hình ảnh, audio, video,… chứa trên USB, Đĩa VCD, HDD, SSD,.,….
3-Các ký hiệu chứa trên một bảng film dùng trong ngành giải mã (Hộp đen), Chụp CT, Scan,..trong ngành y tế.
—–> Mục hai (2) có lẽ là IT rồi đó. Ok

Tóm lại: Thông tin dạng văn bản là tông tin có ý nghĩa được chứa đựng và truyền dạt đến các thực thể liên quan. cụ thể: Nếu thông tin chứa trên tời giấy thì tờ giấy đó vừa là chứa đựng và cũng vừa truyền đạt. Nhưng nếu thông tin chứa trên USB thì phải có phương tiện truyền đạt như hệ thống audio hay hệ thống video,…OK.
xong nhé!
===========================================

Thông tin dạng văn bản được phát ngôn theo 2 từ thường dùng, đó là:

1- Duy trì thông tin dạng văn bản—-> Từ thông tin luôn được “duy trì” tại những nơi cần thiết, duy trì tức là luôn hiện diện và có tại đó để hỗ trợ cho các bên khi có nhu cầu sử dụng, Lưu ý là thông tin này là để “sử dụng” nhé.

2- Lưu gữ thông tin dạng văn bản—-> Từ thông tin “Lưu giữ” là cất giữ nó đi, khi nào cần đối chiếu, truy xuất, đối chứng, chứng minh kết quả nào đó thì lôi nó ra.

Vậy:

Mục 1: Khi nào có thông tin mới thì điều chỉnh và cập nhật, còn mục 2 là cất đi khi nào cần thì đưa ra, nếu hổng cần nữa thì hủy đi.

Kết luận: Theo cách hiểu đơn giản nhất nhằm quán triệt thuật ngữ cũ và mới, đó là: Tài liệu là duy trì, hồ sơ là lưu giữ


Tại sao không dùng tài liệu, hồ sơ như trước đây mà lại dùng “thông tin dạng văn bản”, có lẻ:

Trước đây ISO gọi hồ sơ là dạng tài liệu đặc biệt (Có nghĩa hồ sơ cũng là tài liệu nhưng nó đặc biệt hơn). Thôi phiên bản bỏ quát đi cho rồi dùng luôn, và:

– Những thông tin nào tạo ra để hỗ trợ cho mọi người thực hiện liên quan đến quá trình, hoạt động, hệ thống thì gọi là “duy trì thông tin dạng văn bản”.

– Những thông tin nào được tạo ra để làm bằng chứng cho một người, nhóm người nào đó để chứng minh cho việc tuân thủ đúng các luật lệ, các quy định, các kế hoạch, …thì được gọi là “Lưu giữ thông tin dạng văn bản”.

Một tình huống vi dụ:

Hơp đồng là bằng chứng về cam kết để bên bán hàng tuân thủ thực hiện đáp ứng yêu cầu cho bên mua, sau một thời gian thì bên mua có gửi phụ lục hợp đồng đề nghị điều chỉnh hợp đồng trước đó. Sau khi thực hiện xong hợp đồng và phụ lục hợp đồng đó thì kế toán tiến hành thanh, quyết toán và cuối cùng hai bên thanh lý hợp đồng.

Câu hỏi: Hợp đồng, phụ lục hợp đồng và bản thanh lý hợp đồng chắc chắn là thông tin dạng văn bản nhưng nó là ” Tài liệu” hay “Hồ sơ”?.

Anh/Chị tách được hoặc bảo vệ với lập luận vững chắc câu hỏi này, xem như mọi chuyện về đề tài thông tin dạng văn bản. tài liệu, hồ sơ đã chấm dứt nỗ khó khăn, băng khoăng trước đây. Nó đã tan biến,….

Xem thêm video thông tin dạng văn bản phần 02 được trình bày theo hình thức khác


Xem thêm các nội dung các chủ đề điều khoản 7 của cấu trúc ISO tại đây!

Địa chỉ mạng xã hội: facebook tại đây hoặc tại đây! Youtube tại đây!

adminiso

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!