Thiếu tài liệu hồ sơ có vi phạm điều khoản 7.5-ISO không?

Thiếu tài liệu hồ sơ có vi phạm điều khoản 7.5 theo tiêu chuẩn ISO không? Do có nhiều bạn sau khi học nhận thức tiêu chuẩn ISO thường chưa nhận diện rõ yếu tố này, còn nhầm lẫn và hay liệt kê nó vào điều khoản 7.5-Thông tin dạng văn bản. Hãy cùng nhau chia sẻ chút kiến thức về yêu cầu này nhé!


Nguyên tắc về thông tin dạng văn bản trong tiêu chuẩn ISO:

1- Thông tin dạng văn bản có thể được hiểu là tài liệu hay hồ sơ theo ngôn ngữ văn hóa Việt Nam, hay mở rộng tí nữa là hồ sơ chứng từ.

2- Thông tin dạng văn bản gồm có 2 loại theo định nghĩa ISO:

  • Loại thứ nhất: Thông tin dạng văn bản tạo ra để giúp cho các hoạt động, quá trình trong công ty được vận hành đúng với mục đích mong muốn, chẳng hạn: bản vẽ, quy trình, hướng dẫn, quy chế, quy định, tiêu chuẩn,…..—> Không có nó thì mọi người thích làm gì thì làm, làm lung tung, làm tè le,….và kết quả là vô tổ chức. Dạng thông tin văn bản này được quy định phải luôn “duy trì-maintain”.
  • Loại thứ hai: Thông tin dạng văn bản này được tạo ra là nhằm mục đích đẳm bảo mọi hoạt động, mọi quá trình, mọi chủ thể, đối tượng trong công ty đang thực hiện nghiêm túc, thực hiện đúng mục đích ban đầu, tuân thủ đúng luật lệ, công bằng, bằng chứng kết quả,….Trong thực tế được gọi là hồ sơ, tức thông tin kết quả công việc, ví dụ: Tuần rồi anh tuyển dụng nhân sự. Anh bảo là tuyển đúng người, đúng tội, với thông tin mà Anh nói đúng người đúng tội đó đâu? Hoặc quy định của công ty là tháng 6 phải khám sức khỏe cho nhân viên (Loại thứ 01) vậy thông tin nào chứng minh Anh đã khám sức khỏe nào? (loại thông tin dạng văn bản thứ 2)
  • ==> Vậy thông thường loại một sẽ làm nền tảng cho loại 2–> ok, nhưng trong tiêu chuẩn ít đề cập đến loại 01 nhé! sẽ hiểu tiếp sau đây.

Quay lại “Thiếu tài liệu hồ sơ có vi phạm điều khoản 7.5” hay không?

Khi chúng ta tiếp cận tiêu chuẩn quản lý theo chuẩn mực tiêu chuẩn ISO, thì tiêu chuẩn đó phải có các điều khoản cụ thể cho một hệ thống. Các điều khoản đó được quy định chi tiết cho từng nội dung yêu cầu. Ví dụ:

A-Nội dung các điều khoản riêng lẻ trong tiêu chuẩn ISO:

  • Điều khoản 8.4/ISO 9001:2015 yêu cầu phải lưu giữ thông tin văn bản về kết quả đánh giá nhà cung cấp bên ngoài.
  • Điều khoản 6.1.2/ISO 14001:2015 – Yêu cầu xác định khía cạnh môi trường và phải lưu giữa thông tin dạng văn bản.
  • Điều khoản 6.2/ISO 45001:2018 yêu cầu phải duy trì thông tin dạng văn bản về mục tiêu An toàn lao động và sức khỏe nghề nghiệp.
  • Điều khoản 7.2/ISO 22000:2018 yêu cầu phải lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về năng lực nhân sự,…
  • ……

B-Yêu cầu điều khoản 7.5 trong tiêu chuẩn ISO.

Trong tiêu chuẩn có rất nhiều điều khoản riêng lẻ như mục A. Nhưng vẫn có điều khoản 7.5, điều khoản này yêu cầu tổ chức áp dụng ISO phải kiểm soát các thông tin dạng văn bản trong hệ thống từ lúc tạo lập, sử dụng, hủy bỏ,….vậy:

Trong gia đình A/C chắc chắn muốn sống được, muốn hòa nhập được với xã hội, cộng đồng, dòng họ, Anh em, cha, mẹ mình thì tùy bối cảnh để có thông tin dạng văn bản. và thông tin dạng văn bản tối thiều phải có theo yêu cầu luật định, yêu cầu chế định,,,và nếu thì yêu cầu gia tộc và cần nữa thì tự chế thêm. Nhưng điều khoản 7.5 chỉ tập trung đến việc kiểm soát nó mà thôi. Lại ví dụ: Giấy di chúc bạn kiểm soát ra sao, sổ đỏ, sổ hồng bạn kiểm soát ra sao, chứng minh thư bạn kiểm soát ra sao—> Đó là yêu cầu 7.5/ISO nhé.

Thôi, để kết thúc bài viết này, Hãy thử tình huống!

Trưởng phòng mua hàng bảo rằng: Tôi có đánh giá nhà cung cấp A, cung cấp bao bì cấp một (01) cho công ty, nhưng anh chờ tí tối sẽ tìm ra, tôi nhớ là để nó trong xấp hồ sơ này, giờ tôi tìm không thấy. Tìm mãi chả thấy đâu! Tìm goài chả thấy mô. Và cuối cùng kết thúc câu chuyện. Theo A/C vi phạm điều khoản 8.4/ISO 9001 hay 7.5/ISO 9001:2015.
Chọn số 1 -8.4 hay chọn số 2 là điều khoản 7.5-Chia sẻ nhau thôi!
Các câu hỏi thường gặp liên quan đến ISO!

Trang facebook có liên quan-tại đây!

Kênh youtube có liên quan-tại đây!

adminiso

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

error: Content is protected !!